توماس ادیسون می‌گوید: «زمان در واقع تنها سرمایه‌ای است که هر انسانی در اختیار دارد و فکر می‌کند کمترین هزینه را برای هدر دادن آن می‌پردازد.» 

 

همۀ ما این کار را انجام می‌دهیم... انجام کارها را به بعد موکول می‌کنیم. به تعویق انداختن کارها و اهمال کاری احتمال موفقیت شما را کمتر می‌کند. به تعویق انداختن و اهمال‌کاری اگر همیشگی باشد همه چیز را برایمان سخت‌تر می‌کند. اهمال کاری ما را از تلاش برای رسیدن به اهدافمان باز می‌دارد و باعث می‌شود فکر کنیم هیچ‌وقت به اهدافمان نمی‌رسیم و دست از کار و تلاش می‌کشیم. به تعویق انداختن کار در واقع انرژی بسیار بیشتری نسبت به انجام آن کار از شما می‌گیرد. اگر می‌خواهید در زندگی به جایی برسید ضروری است روی یک هدف تمرکز کنید و آن را به یک برنامه تبدیل کنید. اهمال کاری هم باعث شکست در برنامه‌ریزی و هم اتلاف وقت می‌شود. اگر نمی‌دانید چطور برنامه‌ریزی کنید، مقالۀ  چطور برنامه‌ریزی کنیم و چگونه به آن عمل کنیم را بخوانید.

ما در عصر دیجیتال زندگی می‌کنیم. در این عصر مدیریت زمان و برنامه‌ریزی دو عامل مهم برای پیشرفت و موفقیت محسوب می‌شود. حتماً بارها برایتان سؤال شده که افراد پرمشغله چطور به کارهای ریز و درشتشان رسیدگی می‌کنند و باز هم وقت دارند که به کارهای شخصی خود برسند. شما هم می‌توانید با مدیریت زمان به تمام کارهایتان برسید.

مدیریت زمان به چه دردی می خورد؟

از دوران کودکی والدین، معلم‌ها و بزرگ‌ترها به ما توصیه کرده‌اند که زمان و پول خود را عاقلانه صرف کنیم اما شاید هیچ‌کس برای شما مدیریت زمان را تعریف نکرده باشد. به فرآیند سازماندهی، برنامه‌ریزی و تقسیم مناسب وقت بین فعالیت‌های مختلف و استفادۀ بهینه از آن مدیریت زمان می‌گویند. باید مدیریت وقت را بلد باشید تا در زمان کوتاه بتوانید کارهای بیشتری انجام دهید. کنترل تک‌تک دقیقه‌های روز کار بسیار دشواری است به‌خصوص وقتی که چیزهای زیادی باعث حواس‌پرتی شما بشود. 

برای شروع بهتر است ابتدا رویکردتان را ارزیابی کنید. چقدر در سازماندهی وقت خود مهارت دارید؟ آیا می‌توانید زمان خود را به طور عادلانه و مساوی بین وظایف مختلف تقسیم کنید و به تعادل برسید؟ و وقتی برای انجام کاری وقت می‌گذارید می‌توانید کاملاً روی انجام همان کار تمرکز کنید و آن کار را به پایان برسانید؟ 

زمان ما همیشه محدود است، پس همیشه باید از خودتان بپرسید که کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مقدار زمان باید به آن اختصاص داده شود؟ باید آگاه باشید که کدام کارتان باید زودتر به اتمام برسد و کدام کار می‌تواند دیرتر انجام شود.

شما باید یادگیری درست و مؤثر مدیریت زمان به بهره‌وری و کارایی بیشتر می‌رسید، استرس کمتری خواهید داشت، در شغل خود موفق‌تر خواهید شد، شانس پیشرفت بیشتری خواهید داشت و فرصت‌های بیشتری برای دستیابی به اهداف زندگی و شغلی پیش روی شما خواهد بود. به طور کلی مدیریت درست زمان اعتماد‌به‌نفس شما را افزایش می‌دهد چون باعث می‌شود احساس کنید کنترل بیشتری بر روی زمان و زندگی‌تان دارید و به این ترتیب احساس شادی و آرامش بیشتری خواهید داشت.

چطور زمان را مدیریت کنیم؟

عادت کنید از پلنرها، تقویم‌ها و دفترهای برنامه‌ریزی استفاده کنید تا بتوانید زمانتان را بهتر مدیریت کنید. یادآوری‌های تلفن همراه یا رایانۀ شخصی بسیار در مدیریت زمان مؤثر هستند پس آن‌ها را از یاد نبرید و موارد زیر را نیز در نظر داشته باشید:

 1. برنامه‌ریزی مؤثر

زمان خود را به طور مؤثر برنامه‌ریزی کنید. برای روز خود از قبل برنامه‌ریزی کنید. یک فهرست از کارها و  وظایف خود آماده کنید. فعالیت‌های مهمی را که باید در طول روز انجام بدهید در آن بنویسید و در مقابل آن‌ها زمانی را که باید به هر فعالیت اختصاص بدهید یادداشت کنید. فعالیت‌هایی که اولویت بالایی دارند باید در صدر جدول قرار بگیرند. وظایفتان را یکی‌یکی کامل کنید و تا کاری را تمام نکرده‌اید سراغ انجام کار دیگری نروید. مواردی را که قبلاً تکمیل کرده‌اید علامت بزنید. اطمینان حاصل کنید که وظایف را در بازۀ زمانی تعیین شده به پایان می‌رسانید.

 

2. تعیین اهداف و مقاصد

انجام دادن کار بدون هدف در یک سازمان یا در زندگی دقیقاً مثل این می‌ماند که یک کاپیتان بدون مقصد در دریا سرگردان شود، بله،‌ شما نیز بدون هدف درست مثل این کاپیتان در زندگی گم و سرگردان می‌شوید بنابراین اهدافی برای خود تعیین کنید. این اهداف باید واقعی و دست‌یافتنی باشند. 

3. تعیین ضرب‌ الاجل

برای خود ضرب الاجل تعیین کنید و سخت تلاش کنید تا وظایفتان را زودتر از موعد مقرر به اتمام برسانید. از خود بپرسید که چقدر زمان و یا چند روز را باید به انجام یک کار اختصاص دهید.

 

4. تفویض مسئولیت‌ها

یاد بگیرید زمانی که وقت ندارید یا نمی‌خواهید وقتتان را به کاری اختصاص دهید «نه» بگویید. همه چیز را به تنهایی انجام ندهید و برخی از مسئولیت‌ها را در خانه یا محل کار به دیگران واگذار کنید. هیچ‌وقت چیزی را که می‌دانید انجامش بیش از حد برایتان سخت است یا ممکن است از پسش برنیایید نپذیرید.

 

5. اولویت‌بندی وظایف

وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت آن‌ها اولویت‌بندی کنید. کار مهم و فوری با هم فرق دارند. کاری که باید خیلی سریع و در طول روز به اتمام برسد کار فوری است. برخی کارهای مهم را می‌توان حتی طی یک ماه به پایان رساند،‌ پس فرق بین کار مهم و فوری را بدانید. 

 

6. صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب

عادت انجام کار درست در زمان مناسب را در خود ایجاد کنید. کاری که در زمان نامناسب انجام بشود فایدۀ چندانی ندارد. یک روز کامل را برای انجام کاری که طی یک ساعت یا کمی بیشتر انجام می‌شود تلف نکنید. همچنین زمانی را به تماس‌های شخصی یا بررسی رسانه‌های اجتماعی خود اختصاص دهید. بالاخره انسان به استراحت هم نیاز دارد.

مدیریت زمان در کار

آیا تا دیروقت برای انجام یک پروژه وقت می‌گذارید چون نتوانسته‌اید تمام اطلاعات مربوط به پروژه را به موقع پیدا کنید؟ آیا یک جلسه یا تماس تلفنی کاری را به این دلیل که توی تقویم ننوشته بوده‌اید از دست داده‌اید؟ در ایمیل‌ها و پیام‌هایی که روزانه دریافت می‌کنید غرق شده‌اید؟ مجبور شده‌اید کارهای اداره را به خانه ببرید تا در تعطیلات آن‌ها را تمام کنید؟ نمی‌دانید وقتی رئيستان پروژه‌ای را در آخرین لحظه به شما واگذار می‌کند چه کاری انجام دهید؟

طبق گزارش وال‌ استریت ژورنال کارکنان اداری به طور متوسط 40 درصد از روز کاری خود را هدر می‌دهند نه به این دلیل که باهوش نیستید بلکه به این دلیل که هرگز به آن‌ها مهارت‌های سازماندهی زمان برای رویارویی با حجم کار و تقاضای فراینده آموزش داده نشده است. بهبود مدیریت زمان در محل کار به شما این امکان را می‌دهد که عملکرد خود را افزایش دهید و با تلاش کمتر و استراتژی‌های مؤثرتر به اهداف خود برسید. از روش‌های زیر استفاده کنید:

1. صبح که از خواب بلند می‌شوید ابتدا برنامۀ کل روز را بچینید. از تقویم خود به طور مؤثر استفاده کنید. با تمرین یاد خواهید گرفت که کدام کارها به زمان بیشتری برای تکمیل نیاز دارند و زمان کدام برنامه‌ها را می‌توان کم کرد.

2. در محل کار، اگر مسئولیت برگزاری یک جلسه بر عهدۀ شماست آماده باشید و دستور جلسه را از قبل بنویسید. به زمانی که برای هر کاری اختصاص داده‌اید پایبند باشید.

3. تمرکز خود را روی کاری که انجام می‌دهید بگذارید. اگر قرار است نوشتن گزارشی را تمام کنید تمام تمرکزتان را بر روی نوشتن گزارش بگذارید.

4. ببینید چه چیزی باعث از بین رفتن حواس‌پرتی شما می‌شود. اگر با پخش موسیقی ملایم بهتر کار می‌کنید ترتیبی دهید که در حین کار به آهنگ‌های ملایم گوش دهید. اگر امکانش را دارید، درِ دفتر خود را ببندید تا دیگران با سلام و احوالپرسی حواس شما را پرت نکنند.

5. اگر کسی شما را برای یک دقیقه صدا کرد و کاری با شما داشت کنارش ننشینید. چنین جلساتی زمانی که حداقل یک نفر ایستاده باشد سریع‌تر تمام می‌شود.

6. وقت خود را در محل کار با حرف زدن‌های گاه‌به‌گاه هدر ندهید. نترسید و به همکارهایتان بگویید در حال حاضر کار دارید و نمی‌توانید صحبت کنید. زمانی که پروژه و کارهایتان را به موقع انجام دهید حتماً همکارهایتان از شما تمجید می‌کنند.

مدیریت زمان برای مدیران

مدیران یکی از پیچیده‌ترین نقش‌ها را در ایجاد تعامل بین نیازهای تیم و خواسته‌های رئيس خود بر عهده دارند. در نتیجه، مدیریت مؤثر زمان برایشان یک اقدام متعادل‌کنندۀ بسیار دشوار است. به کارگیری مهارت‌های مدیریت زمان مناسب به موفقیت شغلی شما کمک زیادی می‌کند. یادگیری تقسیم کار و زمان به طور مؤثر به شما این امکان را می‌دهد که بدون از دست دادن عقلتان به اهداف و کارهایتان برسید و تیم خود را با موفقیت رهبری کنید. می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:

1. روز خود را کمی زودتر شروع کنید و سعی کنید بی‌نظم نباشید. ابتدا کارهای کوچک‌ترتان را انجام دهید که نیاز به زمان زیادی ندارند. این کارهای کوچک که تکمیل آن‌ها زمان کمی می‌برد ممکن است ذهن شما را زیادی به خود مشغول کنند و حجم غیرضروری به فهرست کارهای شما اضافه کند. آن‌ها را از سر راه بردارید و روز خود را شروع کنید.

2. برای این‌که زمان را به طور مؤثرتری مدیریت کنید باید نسبت به زمان آگاه باشید. فعالیت‌های چند روزتان را یادداشت کنید و سپس محاسبه کنید که برای هر کدام چقدر زمان لازم دارید. ممکن است وقتی متوجه شوید که چقدر از این دقایق ارزشمندتان را صرف فعالیت‌های غیرسازنده می‌کنید شوکه شوید. راهبردی را در نظر بگیرید که چگونه زمان غیرمولد را حذف کنید و روی آنچه مهم‌تر است تمرکز کنید.

3. برای این‌که در طول روز زیاد تحت فشار قرار نگیرید بخش‌های خاصی از برنامۀ روزانه‌تان را برای ارتباطات یا «ساعت‌های اداری» درنظر بگیرید. اعضای تیمتان باید مطمئن باشند که به قدر کافی برایشان وقت می‌گذارید و به امور و نکات مهم رسیدگی می‌کنید.

4. آیا چیزی در فهرست شما برای انجام دادن هست که ممکن است یکی از کارمندهایتان بتواند آن را انجام دهد؟ پس کمی از وظایف خود را به دیگران محول کنید.

5. یاد بگیرید که بپرسید آیا واقعاً لازم است در یک جلسۀ خاص حضور داشته باشید؟ آیا این امکان هست که بعداً در جریان جلسه قرار بگیرید؟ آیا غیبت شما مهم خواهد بود یا مثلاً می‌توانید تنها در بخشی از جلسه حضور داشته باشید؟ به حضور در برخی جلسات غیرضروری نه بگویید.

6. شاید بارها از خود پرسیده باشید که با این همه کار چطور می‌توانید زمانی برای پیشرفت شغلی خود پیدا کنید؟ یک مربی پیدا کنید! مثلاً این مربی می‌تواند یک مدیر دیگر در شرکت شما باشد. هر دو هفته یک‌بار 30 دقیقه یا بیشتر با این فرد در مورد تجربیات و دیدگاه‌های شخصی‌تان صحبت کنید.

7. ساعت‌ها و حتی‌ روزها پشت هم می‌گذرند پس برای استراحت برنامه‌ریزی کنید. بسیار مهم است که قبل از شروع کار بعدی کمی استراحت کنید. وقتی سعی می‌کنید همۀ کارها را یک‌باره انجام دهید اغلب در نهایت هیچ کاری به انجام نمی‌رسد. 

استراتژی‌های مدیریت زمان به ما کمک می‌کنند یاد بگیریم که از هر روز بهترین استفاده را ببریم و در نتیجه بهره‌وری را تقویت کنیم. با تبدیل شدن به استاد مدیریت زمان خود، زمان بیشتری برای هدایت تیم به سمت موفقیت خواهید داشت.

مدیریت زمان برای دانش‌آموزان و دانشجویان

برای بسیاری از دانش‌آموزان و دانشجویان متأسفانه مدیریت زمان بی‌معنی است. اما می‌توان مدیریت زمان را آموخت و از آن‌جایی که استفادۀ بهینه از زمان یکی از کلیدهای اصلی موفقیت است، ارزش یادگیری دارد. در زیر نکاتی ذکر می‌کنیم که به دانش‌آموزان و دانشجویان در مدیریت زمان کمک می‌کند.

• با یک تقویم برنامه‌های خود را از قبل یادداشت کنید. استفاده از تقویم جزء لاینفک مدیریت زمان است. در ابتدای هر ترم دانش‌آموزان و دانشجویان با وارد کردن برنامه‌هایشان در یک تقویم کاغذی یا دیجیتالی، می‌توانند دید وسیعی نسبت به تعهدهایشان داشته باشند. 

• تاریخ تحویل پروژه و زمان امتحانات کلاس‌ها را با رنگ‌های مختلف در تقویم مشخص کنید، مثلاً از رنگ قرمز برای مهلت تحویل پروژه یا تکالیف، از رنگ سبز برای امتحانات و غیره استفاده کنید. تقویم را مرتب به روز کنید و تغییرات در کلاس‌ها و برنامه‌هایتان را مشخص کنید. با یک بار نگاه کردن به این تقویم می‌فهمید چه هفته‌هایی برنامه‌های سنگینی دارید تا از قبل برای آن برنامه‌ریزی کنید. 

• یک فهرست روزانه تهیه کنید، فهرست روزانه یکی از ابزار عالی برای مدیریت زمان است. هر زمان که تکلیف یا پروژه‌ای را به اتمام رساندید آن را از فهرست روزانه‌تان حذف کنید، این کار باعث می‌شود احساس آرامش و موفقیت کنید.

• تعیین اولویت کلید دیگری برای مدیریت زمان است. از روش الف-ب-پ برای اولویت‌بندی برنامه‌هایتان استفاده کنید. این روش به این صورت است که باید تمام کارهایتان را به صورت زیر یادداشت کنید:
الف- باید امروز کامل شود.
ب- اگر امروز کامل شود خوب است.
پ- اگر امروز نرسیدم، می‌توانم آن را به فردا موکول کنم.

• استراحت‌های مکرر داشته باشید. از آن‌جا که تمرکز عمیق خسته‌کننده است، استراحت در هنگام انجام کاری که نیاز به توجۀ کامل دارد ضروری است. نباید به زور بر روی انجام کاری تمرکز کنید. مثلاً زمانی که قرار است پروژۀ مهمی انجام دهید و نمی‌توانید تمرکز کنید به‌جایش به کارهای معمول روزمره برسید، مثلاً لباس بشویید یا کمی اطرافتان را مرتب کنید.

• به یک گروه مطالعه بپیوندید. داشتن یک دوست که به همراه او درس بخوانید یا عضو یک گروه مطالعاتی شدن راه بسیاری خوبی است. می‌توانید از تجربیات دیگران استفاده کنید تا کارهایتان را به تعویق نیندازید. در یک گروه مطالعه، دانش‌آموزان می‌توانند یادداشت‌ها و نظراتشان را با هم به اشتراک بگذارند، در مورد موضوعات مختلف بحث کنند و از همدیگر پشتیبانی کنند.

چطور از زمان‌های مُرده بهره ببریم؟

اگر بخواهیم صادقانه بگوییم معنای زمان مُرده برای هر کسی متفاوت است. مثلاً کسی که به اصطلاح جغد شب است زمان مُرده‌اش با کسی که در طول روز فعالیت می‌کند متفاوت است. پس شاید بتوان گفت زمان مُرده زمانی است که طی آن نمی‌توانیم روی انجام کاری تمرکز کنیم. در بین ساعات کار و زمان فراغت یا در حین رفت‌وآمد به محل کار و یا معطل شدن در ایستگاه مترو، فرودگاه یا مطب دکتر زمان‌های مُردۀ زیادی خواهیم داشت که آن را با گشتن در شبکه‌های اجتماعی به هدر می‌دهیم.

بهتر است به‌جای گشتن در شبکه‌های اجتماعی، فهرستی از کارهایی را که می‌توان در طول روز و در زمان مُرده انجام داد تهیه کنید. پس از خود بپرسید چه کارهایی را در زمان‌های مُرده می‌توانید انجام دهید که روی زندگی‌تان تأثیر مثبتی داشته باشد؟ شما می‌توانید در زمان مُرده‌تان کتاب بخوانید، بنویسید، به موسیقی گوش بدهید، فیلم تماشا کنید و نظایر آن.

معرفی 3 کتاب برای مدیریت زمان

 

کار عمیق اثر کال نیوپورت

یکی از باارزش‌ترین مهارت‌ها متمرکز ماندن بر روی کار است و با این‌حال بیشتر مردم و کارکنان در دفاتر پر سروصدا توانایی کار عمیق و تمرکز را از دست داده‌اند. اگر به این مهارت مسلط شوید به نتایج فوق‌العاده‌ای دست خواهید یافت. کتاب کار عمیق اثر کال نیوپورت، نویسندۀ آمریکایی و پروفسور علوم کامپیوتر در دانشگاه جورج تاون با ترجمۀ ناهید ملکی جیرسرایی را نشر نوین به چاپ رسانده است. کتاب کار عمیق یک راهنمای ضروری برای هر کسی است که به دنبال موفقیت و تمرکز در این دنیای پریشان می‌گردد. کار عمیق همان توانایی تمرکز بدون حواس‌پرتی بر روی یک کار است.

با تمرکز کردن بر روی یک کار بدون حواس‌پرتی، می‌توانید آن فعالیت را طی زمان کوتاهی به پایان برسانید و بنابراین در زمان کمی به دستاوردهای بیشتری خواهید رسید. اگر می‌خواهید حرفه‌ای را به‌طور جدی پیش بگیرید باید رسانه‌های اجتماعی را کنار بگذارید تا زمان کافی داشته باشید و به کار عمیق مشغول شوید.

اصل‌ گرایی اثر گرگ مک کئون

آیا تابه‌حال حس کرده‌اید که  اطلاعات زیاده از حدی دارید؟ تابه‌حال احساس کرده‌اید که هم بیش از حد کار کرده‌اید و هم دقیقاً کاری را آن‌چنان به سرانجام نرسانده‌اید؟ آیا تابه‌حال حس کرده‌اید پر از مشغله هستید اما کارهایتان سازنده نیست؟ اگر پاسخ شما به این سؤالات مثبت است راه خروج از این وضعیت «اصل ‌گرایی» است. 

در کتاب اصل‌ گرایی، گرگ مک کئون، مدیرعامل یک شرکت در سیلیکون ولی که دوره‌هایی را برای اپل، گوگل و فیسبوک برگزار کرده است به شما نشان می‌دهد چگونه می‌توانید به بسیاری از کارها جواب منفی بدهید و وقتتان را صرف انبوه کارهای بیهوده نکنید. اصل گرایی این نیست که کارهای بیشتری انجام بدهید بلکه در واقع یعنی کارهای درست را انجام دهید تا اثربخشی بیشتری داشته باشید و بتوانید علاقه و زمان‌تان را صرف انجام کارهای ضروری و واجب بکنید. گرگ مک کئون در کناب اصل گرایی به شما روش‌هایی را می‌آموزد تا از طریق این روش‌ها هم در زندگی شخصی و هم در زندگی شغلی کارآمدتر، بهره‌ورتر و مؤثرتر عمل کنید.

مدیریت زمان در 20 دقیقه اثر هالی ریزم هانا

یادگیری مدیریت زمان نیازی به زمان زیادی ندارد. کتاب مدیریت زمان در 20 دقیقه اثر هالی ریزم هانا، وبلاگ‌نویس موفق است که در آن استراتژی‌های ساده برای افزایش بازدهی در کارهای روزانه را توضیح داده است. با تمام توصیه‌های عملی این کتاب طی ۲۰ دقیقه می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید و هر روز بیشترین استفاده را از زمان خود داشته باشید.

هالی ریزم هانا در این کتاب با درس‌های کوچک و داستان زندگی خودش به شما یاد می‌دهد چطور در 20 دقیقه  با تغییرات استراتژیک و ساختاری زندگی روزمره‌تان را تغییر دهید. هالی در این کتاب به شما یاد می‌دهد که از انجام کارهای کوچک که حتی نمی‌دانستید چطور وقتتان را تلف می‌کنند دست بردارید.